Effectief vergaderen

Nederland is een echt vergaderland. Vooral managers vergaderen wat af. Velen van hen vullen bijna de helft van hun tijd met vergaderen. Maar ook werknemers vergaderen gemiddeld een dagdeel per week. Terwijl een groot deel van die vergadertijd niet efficiënt verloopt. Dat kost natuurlijk bergen met geld.

Met alle veranderingen omtrent Het Nieuwe Werken, verandert ook de manier van vergaderen. Collega’s zien elkaar vaak alleen nog maar tijdens het wekelijkse werkoverleg, terwijl het overige contact veelal via de mail of telefoon plaatsvindt.

Dat vraagt om een andere aanpak. Zo hoeven werknemers bij het ‘nieuwe vergaderen’ niet altijd meer op het bedrijf aanwezig te zijn. Per keer kan worden bekeken welke vorm van vergaderen het beste past. Als er bijvoorbeeld spijkers met koppen moeten worden geslagen, is persoonlijk contact vaak het beste. Maar bij minder dringende of gevoelige zaken, kan ook via de telefoon of online worden overlegd, bijvoorbeeld in de vorm van een webmeeting.

Tips voor effectief vergaderen

  • Vergader alleen als dit nodig is.
  • Houd vergaderingen kort en informeel. Lange, saaie vergaderingen kosten veel tijd, zijn niet effectief en vreten energie in plaats van dat ze nieuwe energie opleveren.
  • Overleg eens op een andere plek. Een andere locatie werkt vaak inspirerend.
  • Maak je overleg visueel; gebruik borden, muren, ramen en vloeren.
  • Een goede vergadervorm ondersteunt en versterkt de inhoud. Varieer daarom in werkvorm en discussieer bijvoorbeeld eens in kleinere groepjes, voordat je het onderwerp met iedereen bespreekt.
  • Zorg bij langere vergaderingen voor eten en drinken, zodat iedereen de aandacht er goed bij kan houden.
  • Houd voor een kort overleg eens een staande vergadering. Het heeft als voordeel dat je sneller ‘to the point’ komt en daardoor vele malen effectiever bent.
  • Vaak geldt: hoe kleiner de groep, des te efficiënter de vergadering.
  • Zorg dat de rondvraag niet een vergadering op zich wordt. Omdat er van alles naar voren kan worden gebracht, is het belangrijk om de rondvraag te structureren. Geef bijvoorbeeld van tevoren aan hoeveel tijd ervoor is gereserveerd en richt u alleen op vragen die interessant zijn voor iedereen.
  • Plaats een mooie vergadertafel met vergaderstoelen die actief en lekker zitten.

Minder tijd, meer energie
Natuurlijk moet u niet alles in één keer willen veranderen, maar ga aan de slag en kijk wat voor uw bedrijf werkt. Met de genoemde aandachtspunten verlopen de vergaderingen in ieder geval efficiënter en energieker. Bovenal worden ze een stuk leuker!

Mooie vergadertafel