Hoe wordt de werkdag productief: 6 tips

Er zijn bergen werk te verrichten, iedere dag weer. Soms zie je door de bomen het bos niet meer. Hoe krijgt u dan toch gedaan wat gedaan moet worden? Hoe maak je de werkdag productief?
In deze blog behandelen we 6 onderwerpen. 6 Tips om de productiviteit te verbeteren.

  • Bepaal vooraf uw doelen voor de komende werkdag.
  • Beheers uw gevoel.
  • Kwaliteit gaat voor kwantiteit.
  • Stel het lezen van de e-mail uit.
  • Houdt de focus vast.
  • Laat uw werkwijze uw werkwijze zijn.

Bepaal de doelen
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook met het oog op een productieve werkdag. Wat op zichzelf voor de mens al een doel is natuurlijk. Immers, het geeft toch voldoening, als u iets gepresteerd hebt, als u een taak goed hebt afgerond. Daarom is het belangrijk om vooraf de doelen voor de komende werkdag vast te stellen.

Hoe doet u dat? Aan het eind van de werkdag houd u tijd vrij om je doelen op een rijtje te zetten. Schrijf ze op en leg het klaar voor de volgende dag. Dan kunt u de nieuwe werkdag met frisse moed beginnen. En u houdt eenvoudig werk en privé gescheiden.

Beheers je gevoel
Een mens is geen robot. De productiviteit hangt dan ook mede af van hoe de werknemer zich voelt. Daarom is het belangrijk om uw gevoel te beheersen en signalen te (h)erkennen. Als u als werknemer uw gevoel beheerst, kunt u de focus beter vasthouden en meer tot stand brengen.

Door aan het begin van de werkdag – de eerste 1,5 uur – geconcentreerd met één taak bezig te zijn, presteert u in die tijd optimaal. Immers, u bent nog fris en kunt de gedachten er nog bij houden. En dat geeft een boost aan de productiviteit van de totale werkdag. Het geeft voldoening om die eerste taak van de dag goed af te ronden. Dat gevoel werkt door gedurende de rest van de dag. Kortom, een goed begin is het halve werk.

Stel kwaliteit boven kwantiteit
Half werk leveren kàn goed zijn. U bent productiever als u één taak juist en volledig uitvoert, dan vele taken slechts half. Als de werknemer zich focust op de kwaliteit van het werk, is de kwantiteit ten diepste van minder belang. Maar dat vergt wel juiste keuzes. Prioriteiten stellen is de bron van efficiency.

Door u te richten op wat belangrijk is i.p.v. alles te willen doen, verhoogt u de productiviteit zienderogen. U hoeft dan minder te doen (kwantiteit) voor een beter resultaat (kwaliteit). Het doel wordt zo haalbaar en u wordt er ook nog eens door gemotiveerd. Wat wil een mens nog meer? Kortom: doe minder, bereik meer!

Lees de email later
De mens is nieuwsgierig en wil graag het laatste nieuws weten. Je wilt weten wat je gemist hebt, dus wil je z.s.m. de email lezen. Maar dat doorkruist vaak wel de doelen voor de werkdag, het beïnvloedt uw gevoel en het geeft meer druk op de kwantiteit van de tot do list. Kortom, lees de email later op de dag en uw werkdag wordt productiever.

Het checken van uw email kan een verslaving worden. Het geeft stress en brengt daardoor de kwaliteit van het werk gedurende (de rest van) de dag omlaag. De vragen uit de email komen absoluut aan de orde gedurende de dag. Maar niet aan het begin, als u nog fris bent en u zichzelf juist goed kunt focussen op die ene echt belangrijke taak.

Houdt de focus vast
Die ene taak waar u nu mee bezig bent, omdat deze het belangrijkst is, is de centrale positie van uw energiestromen. U kunt uw energie maar één keer benutten. Door u te concentreren op dat ene punt, is er geen afleiding en stijgt de productiviteit. U haalt voldoening uit uw werk en maakt de leidinggevende nog blij ook. Kortom, u slaat meerdere vliegen in een klap.

Welke afleiding er ook dreigt gedurende de dag, uw gisteren opgestelde plan is leidend voor uw keuzes. Door u (in gedachten) af te sluiten voor je omgeving, houd u de focus gericht op de taak waar u aan werkt. Die focus helpt om de kwaliteit van het werk hoog te houden. Hier en nu!

Houd vast aan uw persoonlijke werkwijze
Ieder mens is uniek. Er is dan ook geen eenduidig patroon te geven voor uw optimale werkdag. Uzelf verloochenen mag u nooit doen. Alleen dan kun je de productiviteit halen, die in je zit. Daarom bepaalt u uw doelen en houd u rekening met uw gevoel. Een productieve werkdag is haalbaar, mits u werkt op de manier die bij u persoonlijk past.

De werkomgeving heeft daar natuurlijk wel enige invloed op. Dat spreekt voor zich. De aard van de organisatie, de samenstelling van het team waarin u werkt, de inrichting van de kantoorruimte… Het zijn allemaal randvoorwaarden. Maar ook uw karakter, kennis en ervaring zijn van belang. Als u dat voor ogen houdt, kan de werkdag zeker productief worden!

Een productieve werkdag met Officecity
Bij de inrichting van de kantoorruimte kunt u wellicht wat advies gebruiken. De medewerkers van Officecity hebben een rijke ervaring in advisering. Ze kennen de invloed van de kantoorinrichting op de productiviteit. Neem daarom gerust contact op voor een adviesgesprek en maak uw werkdag productiever!