Of het nou noodgedwongen of strategisch is, steeds meer mensen werken vanuit huis. Met medewerkers op verschillende locaties, kunnen vergaderingen een uitdaging zijn. Gelukkig zijn er tal van manieren om toch op een effectieve manier te kunnen vergaderen. In dit artikel delen we 7 tips waarmee u succesvol kunt vergaderen op afstand.
Gelukkig betekent werken op afstand niet automatisch ongeorganiseerde vergaderingen. Met een degelijk plan en een goede voorbereiding kunnen online vergaderingen net zo productief zijn als een meeting waarbij iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt. De tips in dit artikel helpen u met het voorbereiden van en deelnemen aan online vergaderingen, zodat de communicatie glashelder is én er geen belangrijke details verloren gaan.
1. Geen agenda = geen vergadering
Een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker bij online vergaderingen. Zorg daarom altijd voor een agenda met concrete bespreekpunten. Sterker nog, eigenlijk zou u alle vergaderingen die geen agenda hebben, online of offline, moeten cancellen. Een agenda zorgt ervoor dat iedereen duidelijk voor ogen heeft wat er in de geplande tijd besproken en besloten moet worden. Als mensen niet in dezelfde ruimte aanwezig zijn, is dat nog eens extra belangrijk. Ook omdat non-verbale signalen niet of nauwelijks opgepikt kunnen worden. Zonder agenda loopt u het risico dat deelnemers de draad kwijt raken en daarmee ook hun focus en aandacht voor de vergadering.
Als u een agenda maakt, hou dan rekening met deze punten:
- Vraag alle deelnemers om input voor de agenda.
- Stel een tijdslot vast voor alle onderwerpen.
- Bepaal, indien nodig, wie het voortouw neemt bij ieder agenda-item.
- Houd een beetje ruimte voor last-minute toevoegingen aan de agenda.
2. Gebruik mindmaps
Mindmaps kunnen een mooie manier zijn om tijdens de vergadering de notulen bij te houden, maar zijn ook voorafgaand aan een meeting nuttig. Maak bijvoorbeeld voor elk agenda item een aftakking en voeg handige documenten en ideeën toe. Dit kan handig zijn om structuur aan te brengen en bovendien zijn de resultaten op deze manier goed terug te vinden.
3. Bereid de ruimte voor
Als u werkt vanaf een andere locatie dan het kantoor, kan het zijn dat u niet altijd de volledige controle heeft over uw omgeving. Of het nou de kat is die voor uw camera langsloopt of de buren die aanhet verhuizen zijn, afleidingen zijn niet te voorkomen. Maar dat betekent niet dat u het aantal afleidingen niet tot een minimum kunt beperken. Zoek een plek waar u afleidingen zo veel mogelijk kunt beperken, gebruik een koptelefoon met microfoon om achtergrondgeluiden tot een minimum te beperken en vergeet niet te testen! Zeker als u voor het eerst met een nieuwe software gaat vergaderen, is het testen van beeld en geluid voor de vergadering essentieel.
4. Ga niet te snel
Het tempo van een online vergadering ligt idealiter iets lager dan een standaard vergadering. Dat heeft te maken met de vertraging die er kan zitten in de software die gebruikt wordt en de communicatie naar de rest van het team. Als u de vergadering leidt, zorg dan dat er na een vraag altijd een paar seconde stilte is om te zorgen dat iedereen de vraag of opmerking gehoord heeft. Als iemand een vraag of een opmerking heeft, vraag hem of haar dan om die aan te kondigen door “Ik heb een vraag/opmerking” te zeggen voordat hij/zij daadwerkelijk gaat praten.
5. Wees duidelijk
Eén van de nadelen van online vergaderingen, is dat het lastiger is om duidelijk te maken wat u bedoelt. Tenzij u uw scherm kunt delen met de andere deelnemers, zult u heel duidelijk moeten omschrijven wat uw punt is.
6. Maak aantekeningen
Dit geldt natuurlijk bij iedere vergadering, maar goede aantekeningen zijn bij een online vergadering een echte must. U kunt daar zoals eerder genoemd wederom een mindmap voor gebruiken, op die manier kunnen alle deelnemers direct de aantekeningen zien verschijnen bij het betreffende punt. Dat zorgt voor meer duidelijkheid tijdens de vergadering, omdat medewerkers ook direct kunnen zien of hun punt goed is overgekomen.
7. Vat samen
Vraag iedere deelnemer aan het einde van iedere vergadering om hun eigen punten even kort samen te vatten. Hierdoor wordt meteen duidelijk of iedere deelnemer weet wat er van hem/haar verwacht wordt. Door de vergadering online te voeren, vallen belangrijke signalen als gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal weg, waardoor de extra duidelijkheid waar het samenvatten voor zorgt, zeer welkom is.
Het doel van een online vergadering is in de meeste gevallen niet anders dan die van een vergadering waarbij iedereen in dezelfde ruimte is: helder communiceren waardoor het mogelijk is om beslissingen te nemen om het bedrijf vooruit te helpen. Met een online vergadering moet u misschien wat aanpassingen doen om dat doel te halen. Met een juiste voorbereiding, betrokken deelnemers en een juiste vastlegging van actiepunten, kan een online vergadering minstens nét zo effectief zijn als een offline variant.
