Nieuwe medewerker? Deze vijf zaken zorgen voor een soepele inwerkperiode

Een goed samenwerkend, productief team. Voor veel managers is dit een hele opgave, zeker als er zo af en toe ook nog nieuwe medewerkers aan het team worden toegevoegd. En dat is juist een overgang die u als manager soepel wilt laten verlopen. Gelukkig zijn er handige stappen die u kunt doorlopen voor én tijdens het inwerken van een nieuwe collega. Zo blijft het team een team en voelt de nieuwe medewerker zich gelijk welkom!

Maak van tevoren de werkplek in orde
Zorg ervoor dat de werkplek van de nieuwe werknemer klaar is voor gebruik. Zorg voor een goed, stevig bureau en een ergonomische bureaustoel. En vergeet niet om even een doekje over het bureau te halen en de nodige documenten klaar te leggen. Om te zorgen dat de medewerker direct zijn of haar laptop kan gebruiken, is het handig om het account van tevoren te testen. Voor de nieuwe medewerker is die eerste indruk van het bedrijf namelijk ontzettend belangrijk. Bij een goede voorbereiding hoort ook een goede communicatie naar collega’s. Meld iedereen daarom een paar dagen voordat de nieuwe medewerker begint dat er een nieuwe collega is aangenomen en wanneer hij of zij begint. Op deze manier is iedereen op de hoogte en voelt de nieuwe collega zich meer welkom dan wanneer niemand van zijn of haar komst af weet.

Doe een kennismakingsrondje
Een belangrijk onderdeel van een inwerkprogramma is een rondje langs alle medewerkers, of, in het geval van grote bedrijven, langs iedere directe collega. Op deze manier leert hij of zij gelijk een aantal gezichten kennen. Bovendien helpt het later om iemand om hulp te vragen. Het is tenslotte makkelijker om iemand aan te spreken die u al eens gezien heeft, dan om een vraag te stellen aan een vreemde.

Breng tijd door buiten kantoor
Een goede manier om iemand zich snel een onderdeel te laten voelen van het team, is om buiten de muren van het kantoor af te spreken. Veel mensen zijn meer zichzelf als ze de stress of zorgen van hun werk achter zich kunnen laten. Dit werkt ook goed voor nieuwe medewerkers. Ga bijvoorbeeld met het hele team lunchen of organiseer een vrijdagmiddagborrel bij een café in de buurt. Als er meerdere medewerkers tegelijk of vlak na elkaar beginnen, kan een middag met bijvoorbeeld teambuilding activiteiten ook goed helpen.

Zorg voor een goede basis
Iemand die aan een nieuwe baan begint, krijgt de eerste periode veel over zich heen. Houd daar rekening mee in het inwerkprogramma. Focus op de basis en houd het simpel! Geef een rondleiding door het gebouw, laat zien waar hij/zij alles kan vinden en hoe het werkt, stel iedereen voor. Neem aan het eind van de dag ook even de tijd voor een kort gesprek. Hoe is de eerste dag bevallen? Welke punten vallen op? Geef hem/haar ook de gelegenheid om vragen te stellen.

Vraag om feedback
Voortbordurend op het vorige punt, is het belangrijk om in de eerste weken regelmatig een kort overleg in te plannen met de nieuwe medewerker. Zo blijft u op de hoogte van zaken die misschien moeten worden verbeterd in het inwerkproces én het geeft u waardevolle inzichten over het bedrijf. Nieuwe medewerkers zien namelijk vaak heel andere pijnpunten dan mensen die al langer in het bedrijf werken. Bovendien laat u op deze manier zien dat u zijn/haar mening waardeert. Als het mogelijk is en het binnen het takenpakket van de medewerker past, kunt u hem of haar zelfs de opdracht geven om het gesignaleerde probleem aan te pakken en op te lossen. Win-win!