Papierloos of papierarm in het digitale tijdperk?

Informatiestromen in en rond uw organisatie

Mensen en organisaties kunnen nooit zonder informatie. Onze hersenen zijn nu eenmaal geprogrammeerd om de gegevens om ons heen in informatie om te zetten.
Binnen uw bedrijf zal veel informatie tegenwoordig digitaal circuleren. Op zichzelf komt dit de efficiency uiteraard ten goede. Maar zal het papier ooit helemaal uit beeld raken? Is 100% digitalisering realistisch? Die vraag staat centraal in het recente onderzoek van Veenman:

Is onze digitale toekomst werkelijk papierloos?

Er zijn informatiestromen, die ontstaan zijn sinds de digitalisering van de maatschappij. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het e-mailverkeer.
Echter, zelfs binnen een volledig digitale organisatie – zo blijkt uit het onderzoek – is in de primaire bedrijfsprocessen het papier niet helemaal uit te bannen. Niet iedere medewerker heeft immers overal en altijd een computer tot zijn of haar beschikking. En ook bij de marketing is papier nog een onmisbaar middel om ook de (potentiële) oudere klant te bereiken.
Kortom, niet papierloos maar papierarm is het thema van de toekomstige informatiestromen.

Selectieve informatie beperkt papierverbruik

Veel papier is in de loop der jaren verbruikt om informatie binnen de organisatie te delen zonder dat dit echt noodzakelijk was. Mensen kregen veel papieren met gegevens, die voor hen nooit tot het niveau van informatie bevorderd werden. Het gaat dan om feiten of ideeën, die niet direct met hun informatiebehoefte te maken hebben.
Door selectief om te gaan met de verspreiding van gegevens kan het papiergebruik worden beperkt. Echter, informatiestromen zonder papier hebben ook hun beperking. Informatie op papier dient ter ondersteuning van de digitale informatie. Uw organisatie vaart wèl bij een combinatie van de digitale en de papieren informatiestroom.

Verschillen digitale en papieren informatiestromen

Er zijn enkele belangrijke verschillen tussen digitale informatie en informatie op papier.
Digitale informatie is bijvoorbeeld in principe continu wereldwijd bereikbaar. Het is ook heel eenvoudig toegankelijk voor de juiste personen. Maar daarnaast bestaat het gevaar, dat de informatie ongewenst in handen komt van de verkeerde mensen.
Met informatie op papier bereikt u ook de oudere medemens, bij wie de digitalisering nog steeds niet volledig is geïntegreerd in het dagelijks leven. Bovendien leest papier voor sommige mensen nog altijd prettiger dan de computer. Daarmee blijft de mens toch dichter bij zijn roots.

Is dit alles?

Wellicht vraagt u zich af, of dit werkelijk alles is wat er uit het onderzoek naar voren komt. Vanzelfsprekend zijn de meningen over dit onderwerp verdeeld, anders was er geen onderzoek nodig geweest. Er zijn zeker geluiden van volledige digitalisering. ‘Papierloos’ is volgens sommigen in het digitale tijdperk zeker een haalbare kaart.
Als specialist op het gebied van kantoorinrichting en kantooraangelegenheden voorzien wij echter eerder een papierarme maatschappij. Papieren informatie zal zijn nut blijven bewijzen, zolang het maar geordend wordt gearchiveerd en er bewust met het papier wordt omgegaan.